Centro Logístico de Arquivos Empresariais terceiriza a armazenagem de documentos com a promessa de segurança e economia
Novo Hamburgo ganhou nesta terça-feira, 7 de agosto, um espaço de armazenagem e digitalização de documentos. O Centro Logístico de Arquivos Empresariais (CLAE) surge para ser um serviço terceirizado de organização com segurança e sigilo de materiais que acabam ocupando espaço físico considerável dentro das empresas.
No CLAE, arquivos ficam guardados em um ambiente de aproximadamente 900 metros quadrados, provido de sistema de segurança e ventilação, com a facilidade de uma localização geográfica privilegiada (na BR-116, área central da cidade).
O diretor administrativo do empreendimento, Alfredo Jorge Sieczka, lembra que as organizações prezam por ambientes organizados e limpos. Segundo ele, o armazenamento desordenado e sem critério de papéis ocasiona acúmulo de poeira e proliferação de insetos e bactérias, colocando em risco até mesmo a validade dos documentos.
“Com a transferência física dos documentos para o CLAE, os locais de trabalho tornam-se mais organizados, limpos e saudáveis. Além da certeza de que os documentos estão acondicionados em condições adequadas e sob constante controle biológico contra bactérias e pragas”, explica.
A legislação vigente impõe a necessidade de armazenagem adequada de documentos para fins de fiscalização municipal, estadual e federal. A destruição de um documento pode resultar em multas, além da perda de informações importantes para a empresa.
Conforme a presidente da Associação dos Arquivistas do Rio Grande do Sul, professora Clara Marli Scherer Kurtz, em média, a terceirização deste serviço representa uma redução de 20% nos custos de guarda de documentos.
“Os arquivos constituem a memória das organizações e a sistematização da guarda e controle dos documentos e informações produzidas é vital para a gestão dos documentos”, afirma.
Armazenamento
O armazenamento no CLAE se dá em caixas padronizadas de alta resistência, com capacidade para até 10 quilos. Há lacres de segurança com numeração em série e etiquetas codificadas. A digitalização de documentos é feita com scanner de alta tecnologia. Há ainda um sistema computadorizado para guarda e localização dos arquivos. Somente pessoas autorizadas têm acesso aos documentos.
O público atendido pelo centro é formado por micro, pequenas, médias e grandes empresas. O centro já surge com as parcerias da Associação Comercial, Industrial e de Serviços (ACI), da Associação dos Arquivistas do Rio Grande do Sul, da Associação dos Contabilistas de Novo Hamburgo (representada no lançamento por Magdalena Dapper), além da Casa do Conhecimento, que dará orientação permanente ao CLAE.
Serviço:
O CLAE fica na BR-116, 3635 – ao lado do depósito dos Correios, no bairro Rio Branco. Próximo ao viaduto Ayrton Senna. Para saber mais, acesse o site ou ligue 3595-1685.
